pictivo

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych | Pictivo

Pictivo jako podmiot przetwarzający dane klientów fotografa

Wersja dokumentu2.0
UsługodawcaMarcel Gutek, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Marcel Gutek
Adresul. Tyrmanda 6/10, 54-608 Wrocław
NIP / REGONNIP: 8971886016 / REGON: 387561342
Kontaktadmin@pictivo.pl
Stronawww.pictivo.pl
Data wersji7 lipca 2026 r.

1. Strony i role

  1. Podmiotem przetwarzającym jest Marcel Gutek, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Marcel Gutek, ul. Tyrmanda 6/10, 54-608 Wrocław, NIP: 8971886016, REGON: 387561342, kontakt: admin@pictivo.pl, działający pod marką Pictivo.
  2. Administratorem danych jest Użytkownik, który korzysta z Pictivo i wprowadza do platformy dane swoich klientów, osób widocznych na zdjęciach, osób korzystających z Galerii, osób zapisujących się przez kalendarz albo innych osób, których dane przetwarza w związku z działalnością fotograficzną.
  3. Umowa powierzenia stanowi część Dokumentów Pictivo i jest zawierana przez akceptację online w Panelu albo innym formularzu udostępnionym przez Pictivo.

2. Przedmiot i czas trwania powierzenia

  1. Użytkownik powierza Pictivo przetwarzanie danych osobowych w zakresie potrzebnym do świadczenia usług Pictivo, w szczególności przygotowania i utrzymania strony, portfolio, Galerii, formularzy, wyboru zdjęć, publikacji Materiałów, obsługi rezerwacji, komunikacji, bezpieczeństwa, diagnostyki i generowania propozycji treści.
  2. Powierzenie trwa przez okres korzystania przez Użytkownika z Pictivo oraz przez czas potrzebny do usunięcia, eksportu, zabezpieczenia lub rozliczenia danych po zakończeniu współpracy.
  3. Po zakończeniu Triala bez wyboru płatnego Pakietu albo po zakończeniu płatnej współpracy dane powierzone są usuwane zgodnie z Regulaminem i Polityką prywatności, co do zasady w ciągu 60 dni, z zastrzeżeniem danych niezbędnych do bezpieczeństwa, obowiązków prawnych lub obrony roszczeń.

3. Charakter i cel przetwarzania

  1. Przetwarzanie ma charakter zautomatyzowany i odbywa się w systemach teleinformatycznych Pictivo oraz u dostawców technicznych Pictivo.
  2. Celem przetwarzania jest świadczenie usługi Pictivo na rzecz Użytkownika, w szczególności: przechowywanie zdjęć i treści, publikacja strony, prezentacja portfolio, udostępnianie Galerii, obsługa formularzy, wybór zdjęć, rezerwacje, zabezpieczenie danych, diagnostyka błędów, generowanie propozycji treści i utrzymanie domeny lub subdomeny.
  3. Pictivo przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika, wynikające z Regulaminu, Cennika, działań Użytkownika w Panelu, ustawień platformy, zgłoszeń Użytkownika i niniejszej umowy.

4. Kategorie osób i danych

  1. Kategorie osób: klienci Użytkownika, osoby widoczne na zdjęciach, dzieci widoczne na zdjęciach, rodziny, pary, goście wydarzeń, osoby kontaktujące się z Użytkownikiem przez formularze, osoby wybierające zdjęcia w Galerii, osoby zapisujące się przez kalendarz, współpracownicy Użytkownika i inne osoby, których dane Użytkownik wprowadzi do Pictivo.
  2. Kategorie danych: wizerunek na zdjęciach, imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, informacje o sesji, lokalizacja, wybory zdjęć, komentarze, rezerwacje, komunikacja przez formularze, dane techniczne użytkowników Galerii, identyfikatory dostępu, hasła lub kody do Galerii, treści opisowe i inne dane wprowadzone przez Użytkownika.
  3. Zdjęcia mogą ujawniać dane szczególnych kategorii lub informacje dotyczące dzieci. Użytkownik odpowiada za ocenę podstawy prawnej przetwarzania takich danych oraz za uzyskanie wymaganych zgód lub spełnienie innych obowiązków wobec osób, których dane dotyczą.

5. Operacje przetwarzania

  1. Pictivo może wykonywać następujące operacje na danych: zbieranie w systemie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, pobieranie, przeglądanie w zakresie obsługi technicznej, wykorzystywanie, przesyłanie, udostępnianie zgodnie z ustawieniami Użytkownika, ograniczanie, usuwanie, tworzenie miniaturek, watermarking, kompresję, optymalizację, analizę zdjęcia hero i generowanie propozycji treści.
  2. Pictivo nie przetwarza danych powierzonych dla własnych celów marketingowych ani nie wykorzystuje zdjęć klientów Użytkownika w materiałach promocyjnych bez odrębnej podstawy prawnej i wymaganej zgody.
  3. Pictivo nie używa powierzonych danych do samodzielnego trenowania modeli AI.

6. Obowiązki Użytkownika jako administratora

  1. Użytkownik odpowiada za zgodność przetwarzania danych z prawem, w tym za posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania, publikacji, udostępniania i powierzenia danych Pictivo.
  2. Użytkownik odpowiada za przekazanie osobom, których dane dotyczą, wymaganych informacji o przetwarzaniu danych, w tym informacji o korzystaniu z narzędzi takich jak Pictivo, jeżeli jest to wymagane.
  3. Użytkownik powinien nie wprowadzać do Pictivo danych nadmiarowych, danych szczególnych kategorii ani danych poufnych, jeżeli nie są konieczne do świadczenia usługi i nie posiada właściwej podstawy prawnej.
  4. Użytkownik odpowiada za ustawienia publikacji, dostępności Galerii, haseł, linków, kalendarza rezerwacji i zakresu udostępnienia zdjęć klientom.

7. Obowiązki Pictivo jako podmiotu przetwarzającego

  1. Pictivo przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika, chyba że obowiązek przetwarzania wynika z prawa.
  2. Pictivo zapewnia, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych były zobowiązane do poufności albo podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania poufności.
  3. Pictivo stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne ochrony danych, uwzględniając charakter usługi, zakres danych i ryzyko.
  4. Pictivo pomaga Użytkownikowi, w rozsądnym zakresie i przy uwzględnieniu charakteru przetwarzania, w realizacji praw osób, których dane dotyczą.
  5. Pictivo pomaga Użytkownikowi w zakresie obowiązków dotyczących bezpieczeństwa danych, naruszeń ochrony danych, oceny skutków dla ochrony danych oraz konsultacji z organem nadzorczym, w zakresie wymaganym przez RODO i możliwym dla Pictivo.
  6. Pictivo po zakończeniu świadczenia usługi usuwa albo zwraca dane zgodnie z Dokumentami Pictivo i poleceniami Użytkownika, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania wybranych danych.

8. Środki bezpieczeństwa

  1. Pictivo stosuje w szczególności: szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, zasadę minimalnych uprawnień, rozdzielenie danych użytkowników w ramach architektury aplikacji, zabezpieczenie sekretów, ograniczony dostęp administracyjny, logowanie zdarzeń, monitoring błędów, mechanizmy odtworzeniowe adekwatne do usługi oraz procedury usuwania danych.
  2. Pictivo może modyfikować środki bezpieczeństwa w czasie rozwoju produktu, pod warunkiem że nie obniży celowo ogólnego poziomu ochrony danych powierzonych.
  3. Użytkownik powinien zabezpieczać własne konto, linki do Galerii, hasła, dostęp do poczty oraz urządzenia używane do obsługi Pictivo.

9. Podprocesorzy

  1. Użytkownik udziela Pictivo ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających, jeżeli jest to potrzebne do świadczenia Pictivo.
  2. Główni podprocesorzy albo dostawcy techniczni przewidywani dla Pictivo to: Microsoft Azure w zakresie infrastruktury i hostingu, OpenAI API w zakresie automatycznego generowania treści i analizy zdjęcia hero, Cloudflare w zakresie DNS, bezpieczeństwa, ruchu sieciowego lub CDN oraz OVHcloud w zakresie domen, DNS lub usług towarzyszących. Przed publikacją należy uzupełnić faktycznie używanego operatora płatności, system fakturowy i narzędzia e-mail, jeżeli przetwarzają dane powierzone.
  3. Pictivo zobowiązuje się korzystać z podprocesorów na podstawie warunków zapewniających ochronę danych wymaganą przez RODO, w tym przez odpowiednie umowy, dodatki dotyczące przetwarzania danych albo standardowe klauzule umowne, jeżeli są wymagane.
  4. Pictivo może zmienić lub dodać podprocesora, jeżeli jest to potrzebne do działania platformy. Istotna zmiana listy podprocesorów będzie komunikowana przez aktualizację Polityki prywatności, dokumentów Pictivo albo informację w Panelu.

10. AI i generowanie treści

  1. W celu wygenerowania propozycji treści Pictivo może przekazać do OpenAI API albo innego dostawcy AI zdjęcie hero, dane z formularzy, informacje o stylu, usługach, ofercie, lokalizacji, portfolio i preferencjach Użytkownika.
  2. Użytkownik powinien zadbać, aby w formularzach i zdjęciu hero nie znalazły się dane, których przetwarzanie przez narzędzia generowania treści nie jest potrzebne albo do których Użytkownik nie ma odpowiedniej podstawy prawnej.
  3. Jeżeli zdjęcie hero zawiera wizerunek osoby fizycznej, Użytkownik odpowiada za to, aby posiadać podstawę prawną do wykorzystania tego zdjęcia w Pictivo i przekazania go do narzędzi generowania treści.
  4. Pictivo nie wykorzystuje danych powierzonych do samodzielnego trenowania modeli AI i nie zleca takiego trenowania w ramach standardowego działania platformy.

11. Transfery poza EOG

  1. Jeżeli podprocesorzy Pictivo przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, Pictivo stosuje mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony, standardowe klauzule umowne, dodatki dotyczące przetwarzania danych i środki techniczne lub organizacyjne adekwatne do ryzyka.
  2. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że korzystanie z globalnych dostawców technologii może wiązać się z transferem albo dostępem do danych spoza EOG w zakresie opisanym przez dokumenty tych dostawców.

12. Naruszenia ochrony danych

  1. Pictivo informuje Użytkownika o stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki po jego wykryciu, jeżeli naruszenie dotyczy danych powierzonych przez Użytkownika.
  2. Informacja obejmuje znane Pictivo okoliczności naruszenia, prawdopodobne skutki oraz środki zastosowane lub proponowane w celu ograniczenia skutków, w zakresie możliwym w chwili zgłoszenia.
  3. Użytkownik odpowiada za ocenę, czy naruszenie wymaga zgłoszenia organowi nadzorczemu albo zawiadomienia osób, których dane dotyczą, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.

13. Audyt i informacje

  1. Pictivo udostępnia Użytkownikowi informacje potrzebne do wykazania zgodności z niniejszą umową w rozsądnym zakresie, przy uwzględnieniu bezpieczeństwa, poufności, tajemnicy przedsiębiorstwa i praw innych użytkowników.
  2. Audyt nie może naruszać bezpieczeństwa Pictivo, dostępności usługi, tajemnicy przedsiębiorstwa ani danych innych użytkowników.
  3. Podstawową formą weryfikacji są informacje pisemne, odpowiedzi Pictivo, opis środków bezpieczeństwa i dokumenty dostawców. Audyt techniczny wymaga osobnego uzgodnienia.

14. Usunięcie i zwrot danych

  1. Po zakończeniu współpracy Pictivo usuwa dane powierzone zgodnie z Dokumentami Pictivo, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania wybranych danych albo dane są konieczne do obrony roszczeń lub bezpieczeństwa.
  2. Jeżeli Pictivo udostępni funkcję eksportu, Użytkownik może pobrać dane przed zakończeniem dostępu.
  3. Brak funkcji eksportu nie ogranicza obowiązku Użytkownika posiadania własnych kopii oryginalnych zdjęć i materiałów.

15. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe

  1. Użytkownik odpowiada za legalność danych powierzonych Pictivo, w tym za prawa do zdjęć, wizerunku, treści, zgody klientów, obowiązki informacyjne oraz podstawę prawną publikacji i udostępniania danych.
  2. Pictivo odpowiada za przetwarzanie danych w zakresie wynikającym z niniejszej umowy, RODO i powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
  3. Umowa powierzenia podlega prawu polskiemu oraz przepisom RODO.
  4. W zakresie nieuregulowanym stosuje się Regulamin, Politykę prywatności, Cennik i przepisy prawa.
  5. Zmiana niniejszej umowy może nastąpić przez aktualizację dokumentu i ponowną akceptację w Panelu, jeżeli zmiana jest istotna dla zakresu powierzenia.