Polityka prywatności Pictivo

1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych w zakresie opisanym w niniejszej Polityce jest Marcel Gutek, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Marcel Gutek, ul. Tyrmanda 6/10, 54-608 Wrocław, NIP: 8971886016, REGON: 387561342.
2. Kontakt w sprawach danych osobowych: admin@pictivo.pl.
3. Pictivo nie wyznaczyło inspektora ochrony danych. W sprawach prywatności należy kontaktować się bezpośrednio z Pictivo.

2. Kiedy Pictivo jest administratorem, a kiedy procesorem

1. Pictivo jest administratorem danych Użytkownika w zakresie obsługi konta, Triala, płatnych Pakietów, płatności, faktur, kontaktu, akceptacji dokumentów, bezpieczeństwa, reklamacji, zgód marketingowych, zgłoszeń naruszeń i ewentualnych roszczeń.
2. Pictivo może być administratorem danych osób odwiedzających strony Pictivo i strony Użytkowników w zakresie danych technicznych, logów, bezpieczeństwa, niezbędnego działania usługi, cookies i zgłoszeń naruszeń.
3. W zakresie danych klientów Użytkownika, osób widocznych na zdjęciach, osób wybierających zdjęcia w galerii, osób zapisujących się przez publiczny kalendarz oraz innych danych wprowadzanych przez Użytkownika do Pictivo w celu świadczenia usługi, administratorem danych jest Użytkownik, a Pictivo działa jako podmiot przetwarzający. Ten zakres reguluje Umowa powierzenia przetwarzania danych.

3. Jakie dane przetwarzamy

1. Dane konta i identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa marki lub firmy, adres e-mail, nazwa użytkownika, dane logowania, status konta, tenant, adres strony, domena, subdomena i dane podane w formularzu rejestracji.
2. Dane rozliczeniowe i płatnicze: wybrany Pakiet, status Triala, status płatności, historia płatności, kwoty, daty, identyfikatory transakcji i subskrypcji, dane do faktury, NIP, adres rozliczeniowy oraz informacje otrzymane od Operatora płatności. Pictivo nie przechowuje pełnych danych karty, jeżeli płatność obsługuje Operator płatności.
3. Dane kontaktowe i komunikacyjne: treść wiadomości, zgłoszenia, reklamacje, odpowiedzi na pytania, feedback, dane techniczne korespondencji.
4. Dane dotyczące strony i oferty: informacje z formularzy, opisy usług, styl marki, lokalizacja działalności, linki do profili społecznościowych, preferencje estetyczne, treści strony, portfolio, cennik, FAQ, ustawienia domeny, ustawienia galerii, kalendarza, voucherów i sesji sezonowych.
5. Zdjęcia i pliki: zdjęcie hero, zdjęcia portfolio, zdjęcia do Galerii, pliki finalne, grafiki, logo i inne Materiały wgrane przez Użytkownika.
6. Dane klientów Użytkownika przetwarzane w imieniu Użytkownika: imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, dane sesji, wybory zdjęć, komentarze, dane dostępu do Galerii, dane rezerwacji, wizerunek na zdjęciach i dane techniczne korzystania z Galerii.
7. Dane integracji z Google Calendar, jeżeli Użytkownik ją włączy: zaszyfrowany token dostępu do konta Google, identyfikator kalendarza założonego przez Pictivo, identyfikatory wydarzeń oraz techniczny token synchronizacji zmian. Zakres i sposób wykorzystania tych danych opisuje sekcja 6.
8. Dane techniczne: adres IP, user agent, identyfikatory sesji, logi bezpieczeństwa, znaczniki czasu, zdarzenia w systemie, błędy aplikacji, informacje o urządzeniu, przeglądarce i interakcjach z usługą.
9. Dane akceptacji dokumentów i zgód: identyfikator użytkownika, tenant, e-mail, data i godzina akceptacji, IP, user agent, wersje dokumentów, treść checkboxów, status zgód marketingowych i promocyjnych.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

5. Automatyczne generowanie treści i AI

1. Pictivo może przesyłać do dostawcy narzędzi AI, w szczególności OpenAI API, zdjęcie hero oraz dane z formularzy Użytkownika w celu przygotowania propozycji tekstów, struktury strony, opisów, nagłówków, sekcji i innych elementów strony.
2. Do formularzy i narzędzi AI nie należy wpisywać danych, które nie są potrzebne do przygotowania strony, w szczególności danych szczególnych kategorii, numerów dokumentów, danych medycznych, prywatnych historii klientów lub informacji poufnych klientów Użytkownika.
3. Pictivo nie używa danych Użytkownika ani danych klientów Użytkownika do samodzielnego trenowania modeli AI.
4. Użytkownik powinien sprawdzić wygenerowane propozycje przed publikacją. Automatycznie przygotowana treść może wymagać korekty, skrócenia, doprecyzowania lub usunięcia.

6. Integracja z Google Calendar

1. Integracja z Google Calendar jest dobrowolna i uruchamia ją wyłącznie Użytkownik, łącząc swoje konto Google w Panelu. Do czasu połączenia Pictivo nie ma dostępu do żadnych danych z konta Google Użytkownika.
2. Przy łączeniu konta Użytkownik wyraża w oknie Google zgodę na zakres https://www.googleapis.com/auth/calendar.app.created. Zakres ten pozwala Pictivo założyć w koncie Użytkownika osobny kalendarz oraz tworzyć, zmieniać i usuwać wyłącznie wydarzenia w tym kalendarzu. Pictivo nie ma dostępu do kalendarza głównego ani do żadnego innego kalendarza Użytkownika.
3. Pictivo przechowuje token odświeżający dostęp do konta Google w postaci zaszyfrowanej algorytmem AES-256, identyfikator kalendarza założonego przez Pictivo, identyfikatory utworzonych przez siebie wydarzeń oraz techniczny token synchronizacji, który służy wyłącznie do rozpoznania, co zmieniło się w tym kalendarzu od ostatniego sprawdzenia. Pictivo nie zna i nie przechowuje hasła do konta Google Użytkownika.
4. Dane z Google Calendar są wykorzystywane wyłącznie do: zapisania sesji i wydarzeń Użytkownika w kalendarzu założonym przez Pictivo oraz aktualizowania i usuwania tych wpisów po zmianie dokonanej w Pictivo albo w kalendarzu Użytkownika.
5. Pictivo okresowo sprawdza, czy Użytkownik przesunął albo usunął wydarzenie w swoim kalendarzu, i przenosi taką zmianę do Pictivo. Odczyt obejmuje wyłącznie godzinę, czas trwania i informację o usunięciu wydarzenia z kalendarza założonego przez Pictivo.
6. Pictivo widzi wyłącznie wydarzenia w założonym przez siebie kalendarzu. Nie odczytuje prywatnych wydarzeń Użytkownika, ich tytułów, opisów, miejsc ani uczestników, ponieważ nie ma do nich dostępu technicznego.
7. Dane z Google Calendar nie są wykorzystywane do reklamy, profilowania, budowania baz marketingowych ani do trenowania modeli AI, o których mowa w sekcji 5. Nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim poza dostawcami infrastruktury wskazanymi w sekcji 7, w zakresie niezbędnym do działania usługi.
8. Użytkownik może rozłączyć integrację w Panelu w każdej chwili. Rozłączenie usuwa z Pictivo zapisany token dostępu do konta Google. Użytkownik może dodatkowo cofnąć uprawnienia Pictivo bezpośrednio w ustawieniach swojego konta Google, na stronie uprawnień aplikacji.
9. Wydarzenia utworzone wcześniej przez Pictivo pozostają po rozłączeniu w kalendarzu Użytkownika, ponieważ od tego momentu Pictivo nie ma już do nich dostępu. Użytkownik może usunąć je samodzielnie w Google Calendar.
10. Korzystanie przez Pictivo z danych otrzymanych z interfejsów Google, w tym ich przekazywanie dalej, odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, łącznie z wymaganiami Limited Use.

7. Odbiorcy danych i dostawcy

1. Dane mogą być przetwarzane przez dostawców infrastruktury, hostingu, usług chmurowych, domen, DNS, bezpieczeństwa, narzędzi automatycznego generowania treści, poczty e-mail, obsługi błędów, administracji technicznej, płatności, fakturowania, księgowości lub obsługi prawnej.
2. Główni dostawcy przewidywani dla Pictivo to: Microsoft Azure, OpenAI API, Cloudflare oraz OVHcloud. Przed publikacją dokumentu należy uzupełnić faktycznie używanego Operatora płatności, system fakturowy, narzędzie mailingowe i narzędzia analityczne, jeżeli będą wdrożone.
3. Jeżeli Użytkownik włączy integrację opisaną w sekcji 6, Pictivo łączy się dodatkowo z Google LLC, wyłącznie w zakresie kalendarza tego Użytkownika i wyłącznie na czas trwania połączenia.
4. Dane mogą być też ujawniane organom publicznym, sądom lub uprawnionym podmiotom, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.
5. Pictivo nie sprzedaje danych osobowych Użytkownika ani klientów Użytkownika reklamodawcom.

8. Przekazywanie danych poza EOG

1. Niektórzy dostawcy Pictivo mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.
2. Jeżeli dochodzi do przekazywania danych poza EOG, Pictivo stosuje mechanizmy przewidziane w RODO, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony, standardowe klauzule umowne, umowy powierzenia, środki techniczne i organizacyjne oraz ocenę ryzyka adekwatną do rodzaju danych i usługi.
3. W przypadku korzystania z OpenAI API dane przesyłane do narzędzi generowania treści mogą być przetwarzane zgodnie z warunkami i dodatkiem dotyczącym przetwarzania danych tego dostawcy.
4. W przypadku włączonej integracji z Google Calendar dane kalendarza Użytkownika pozostają w jego koncie Google i są przetwarzane przez Google zgodnie z warunkami i polityką prywatności tego dostawcy. Pictivo pobiera z nich wyłącznie zakres opisany w sekcji 6.

9. Okres przechowywania

1. Dane konta, strony, zdjęcia, formularze i galerie są przechowywane przez okres Triala, płatnej współpracy oraz techniczny okres potrzebny do eksportu, reaktywacji, rozliczenia albo usunięcia danych.
2. Jeżeli Użytkownik po zakończeniu Triala nie wybierze płatnego Pakietu, Pictivo może usunąć dane, zdjęcia, treści, stronę i galerie w ciągu 60 dni od zakończenia Triala albo od jednoznacznej rezygnacji.
3. Jeżeli Użytkownik zakończy płatny Pakiet, dane, zdjęcia, treści, strona i galerie mogą zostać usunięte w ciągu 60 dni od zakończenia opłaconego okresu albo od zamknięcia konta, chyba że Użytkownik wcześniej usunie je samodzielnie albo Pictivo musi przechowywać wybrane dane dłużej.
4. Dane rozliczeniowe, księgowe i podatkowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.
5. Dane akceptacji dokumentów, logi potwierdzające bezpieczeństwo, korespondencja dotycząca zgłoszeń i dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń mogą być przechowywane nie dłużej niż przez okres przedawnienia roszczeń albo okres wymagany przepisami prawa.
6. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu cofnięcia zgody, a następnie przez okres potrzebny do wykazania, że zgoda była prawidłowo udzielona i obsłużona.
7. Dane techniczne i logi bezpieczeństwa mogą być przechowywane przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do wyjaśnienia incydentu, obrony roszczeń lub wykonania obowiązku prawnego.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osoba, której dane dotyczą, może żądać dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
2. Żądania należy kierować na adres admin@pictivo.pl.
3. Jeżeli Pictivo przetwarza dane jako podmiot przetwarzający w imieniu Użytkownika, Pictivo może przekazać żądanie właściwemu Użytkownikowi jako administratorowi danych albo obsłużyć je zgodnie z jego udokumentowanym poleceniem.
4. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych potrzebnych do założenia konta i korzystania z Pictivo jest dobrowolne, ale niezbędne do utworzenia konta, uruchomienia Triala albo świadczenia płatnego Pakietu.
2. Podanie danych rozliczeniowych jest dobrowolne, ale potrzebne do obsługi płatności, faktur i obowiązków prawnych.
3. Zgody marketingowe i promocyjne są dobrowolne i nie są warunkiem korzystania z Pictivo.

12. Cookies, analityka i podobne technologie

1. Pictivo może używać plików cookies lub podobnych technologii niezbędnych do logowania, utrzymania sesji, bezpieczeństwa, zapamiętania ustawień i prawidłowego działania platformy.
2. Jeżeli Pictivo wdroży cookies analityczne lub marketingowe, będą one opisane w Polityce cookies, a w zakresie wymagającym zgody będą uruchamiane po uzyskaniu zgody użytkownika.
3. Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki, ale blokada cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z Panelu.

13. Bezpieczeństwo

1. Pictivo stosuje środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, ograniczenie uprawnień, separację logiczną danych, logowanie zdarzeń, ochronę sekretów i procedury usuwania danych.
2. Użytkownik powinien chronić hasło, nie udostępniać konta osobom nieuprawnionym i nie wgrywać danych, które nie są potrzebne do działania strony, Galerii albo rezerwacji.
3. Użytkownik powinien posiadać własne kopie oryginalnych zdjęć i materiałów. Pictivo nie powinno być traktowane jako jedyne miejsce przechowywania oryginalnych plików.

14. Zmiany Polityki

1. Pictivo może zmienić Politykę prywatności, w szczególności w razie zmiany prawa, funkcji platformy, dostawców, zakresu danych, płatności, analityki, nowych integracji albo sposobu przetwarzania danych.
2. Istotna zmiana może wymagać ponownego zapoznania się z dokumentem albo ponownej akceptacji w Panelu.